In den letzten Wochen wurden wir abrupt gezwungen, für viele von uns völlig neue Kommunikationsformen zu nutzen, um Distanz zu überwinden und direkten Austausch zu ermöglichen. Wir sind alle seit Generationen an das Telefon gewöhnt, dennoch stellen uns die erweiterten Möglichkeiten der kombinierten Bild- und Tonkommunikation über das Internet vor neue Herausforderungen. Zu nennen sind zum einen die Erweiterung der fernmündlichen Kommunikation um direktere Interaktion, das Wahrnehmen von Mimik und Gestik und sofortige Reaktionen, zum anderen die multimedialen Möglichkeiten, Präsentationsformen, Bilder, Videos, Online-Animationen und Ähnliches einzubinden.

Nichts wird den persönlichen Eindruck wirklich zur Gänze ersetzen können, ein gut vorbereitetes und strukturiertes Interview, z.B. über Skype stellt jedoch eine echte Alternative dar. Riechen und Schmecken, die Festigkeit des Händedrucks und die Eloquenz des Auftritts können zwar nur eingeschränkt wahrgenommen werden, dennoch sehen wir im sogenannten „virtuellen Bewerbungsgespräch“ nicht nur ein gutes Mittel in Social-Distanzing-Zeiten, sondern auch darüber hinaus ein Instrument für mehr Geschwindigkeit, Durchsatz und Effizienz.

Im Folgenden werden drei praktische Aspekte, die aufgrund ihres Einflusses für den Erfolg virtueller Bewerbungsgespräche besonders wichtig sind, beleuchtet: Vorbereitung und Struktur, Rhetorik und Kommunikationsverhalten und die multimedialen Möglichkeiten.

Auch wenn Sie als Recruiter mit der Einladung zum virtuellen Bewerbungsgespräch Ihre Auswahl aus der Masse der Kommunikationstools treffen werden, sollten Kenntnisse der gängigsten Tools vorhanden sein. Überprüfen Sie vor jedem Gespräch Ihre Ausrüstung, auch Sie mit Ihrem Unternehmen haben nur eine Chance für den ersten Eindruck. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es nichts Schlimmeres gibt, als ständig abbrechender Ton, eingefrorene Bilder oder wiederholte Abbrüche. Stellen Sie daher auf Ihrer Seite eine vernünftige Anbindung sicher, passen Sie Ihre Präsentationen an die Bandbreiten an und haben Sie einen Plan B, z.B. eine Telefonnummer parat, sollte es zum vereinbarten Zeitpunkt massive Stauungen im virtuellen Verkehrsraum geben. Da auch Sie von Ihrem Gesprächspartner ein angenehmes Bild wahrnehmen möchten, achten Sie an Ihrem Set für einen entsprechenden Hintergrund, gute Beleuchtung, geringe Nebengeräusche und einen störungslosen Ablauf. Dazu zählt z.B. auch das Abschalten des Handys, in Besprechungen mittlerweile eine Selbstverständlichkeit. Besonders im Home-Office stellen die Anforderungen an das Set uns alle vor große Herausforderungen, probieren Sie es einfach aus.

Das virtuelle Bewerbungsgespräch ist eine völlig neue Welt. Mit einem Mausklick ist man sofort mittendrin und eine ganz neue Qualität an Intensität und Fokus erfordern gute Vorbereitung und Planung. Definieren Sie für jedes Gespräch ein detailliertes Gesprächsziel, welches über ein „Wir wollen den Bewerber kennenlernen!“ hinausgeht. Überlegen Sie sich beinahe drehbuchartig, was wann passieren soll. Bauen Sie jedoch ausreichend Flexibilität ein. Genauso wie Sie es mit den Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch machen würden. Haben Sie alles, was Sie brauchen präsent? Ein Herumsuchen in Ihrem Verzeichnisbaum, vielleicht sogar nachdem Sie Ihren Bildschirm bereits geteilt haben, ist nervig und kann schnell peinlich werden. Das Kramen in der Aktentasche erfordert ein kurzzeitiges „Aus-dem-Bild-Kippen“, auch dies macht sicherlich nicht den professionellen Eindruck, den Sie hinterlassen möchten.
Vergessen Sie beim virtuellen Gespräch nicht, dass Sie gesehen werden, Wir empfehlen deshalb die gleiche Sorgfalt im Hinblick auf Ihr Erscheinungsbild empfehlen, wie beim persönlichen Gespräch. Hemd und Krawatte, je nach Umfeld, aufrechtes und konzentriertes Sitzen, gekämmte Haare und eine Rasur kommen nicht nur gut an, sondern sorgen auch bei Ihnen für mehr Ernsthaftigkeit, Konzentration und damit Persönlichkeit. Wählen Sie einen bildschirmfüllenden Bildausschnitt, Sie sehen sich im Kontrollbild, zu klein erschwert die Wahrnehmung und zu groß wirkt schnell aufdringlich. Sprechen Sie klar und deutlich, keinesfalls zu schnell, denn auch die beste Internetanbindung kann manchmal ein Rütteln von Bild und Ton nicht verhindern. Vergewissern Sie sich außerdem öfter einmal, ob alles auf der anderen Seite angekommen ist.

Auch wenn es Ihrem Gesprächspartner verborgen bleibt, konzentrieren Sie sich auf das Gespräch. Das Checken von E-Mails an einem zweiten Bildschirm oder eine kurze WhatsApp mit dem Handy unter der Tischplatte würden Sie in einem Konferenzraum ja auch nicht tun. Verlieren Sie Ihren Gesprächspartner nicht dadurch, dass Sie „ihren Stiefel“ durchziehen. Fragen Sie nach, erkundigen Sie sich, ob es Fragen gibt, wiederholen Sie sich ruhig mal und achten Sie insbesondere darauf, dass die Verbindung noch steht. Sollte das Bild Ihres Gegenübers eingefroren sein, hört und sieht er vermutlich nichts mehr. Zu guter Letzt denken Sie bitte daran, dass Augenkontakt über die Kamera und nicht die Augen Ihres Gesprächspartners auf dem Bildschirm hergestellt wird. Vielleicht anfangs etwas gewöhnungsbedürftig, Sie werden jedoch merken, wie es wirkt, wie viel mehr Nähe Sie trotz der vorhandenen Distanz damit schaffen können.

Der sicherlich größte Vorteil des virtuellen Bewerbungsgesprächs ist das Einbinden zusätzlicher Gesprächspartner. Gemeinsame persönliche Termine sind aufgrund übervoller Terminkalender stets schwierig zu bekommen, den zukünftigen Bereichsleiter mal kurz für 10 Minuten und vier kurze Fragen einzubinden, sicherlich einfacher. Neben der Tatsache, dass die Ansprechpartner jeweils nur die Zeit „im Gespräch“ bleiben, die für sie interessant ist, spielen Entfernungen, unterschiedliche Standorte und sogar Tageszeiten keine große Rolle. So kann es z.B. sehr modern und familienfreundlich wirken, wenn der CEO kurz aus dem Home-Office „Grüß Gott“ sagt, vollen Einsatz zeigt der Bereichsleiter, der sich kurz aus der Produktion meldet.